Дела важные и срочные

Дела важные и срочные.

У каждого человека есть дела разной степени сложности и важности, глобальные, сиюминутные, срочные, оперативные… Возможности человека не безграничны, поэтому выполнение нескольких задач одновременно человеку не под силу. Исключения, конечно, встречаются, но это скорее подтверждение существующего правила.

Когда количество дел или поставленных задач приемлемо, ранжирование определяется как-то само собой, трудностей не вызывает и, соответственно, стресс обходит исполнителя стороной.

Совершенно другое дело, когда задачи наваливаются огромным количеством, все они разноплановые и большинство из них не связано друг с другом. Помнить обо всем практически невозможно. Ведение ежедневников и использование различных напоминалок возможно, но бывает так, что именно они только больше запутывают ситуацию. В особенности, если речь идет о многоэтапных задачах.

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля.

Каждое из полей вмещало в себя список дел:


• 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
• 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: Не важные, но срочные дела;
• 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра? Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить приоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.

2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм- менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.

3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эйзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.

4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т.д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Квадрат Эйзенхауэра

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

• Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;

• Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;

• Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;

• Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.

Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.

Интересно, что специалисты вывели зависимость типа работника и выполняемых дел из матрицы Эйзенхауэра.

К примеру, если вы за рабочий день больше внимания уделяете первому квадрату, то вас можно назвать Работоголиком.

Другими словами, в ваши обязанности входит разрешение кризисных ситуаций и неотложные проекты, которые должны были быть готовы еще «вчера». Естественно, это постоянный стресс и кризис. От этого вначале пошатывается способность мыслить, а затем приходят проблемы со здоровьем. Перспективы не радостные.

Специалисты советуют время от времени переключаться на задачи из других квадратов, чтобы жизнь стала более размеренной, появился новый смысл. Главное, чтобы стресс и кризис не вошли в привычку — это портит характер.

Короли — это определение психологов для работников, которые берутся в основном за второй квадрат матрицы Эйзенхауэра. Во втором квадрате располагаются очень важные дела, времени на выполнение которых предостаточно. Так что со временем список второго квадрата медленно и плавно переселяется в первый.

Другими словами, труженикам вторых квадратов выпадает роль активного исполнителя важного дела, лидера. Под влияние этого человека переходят те, кто работает над третьим квадратом. Именно от вас зависит, по какому методу будут работать другие члены команды. Для этого необходимо быть лидером, воспитать его в себе. А это в первую очередь ответственность: за себя, за других, за свою карьеру, и даже жизнь. И все же психологи советуют этим людям выбирать из массы дел только правильные, которые на сегодня представляют стратегический интерес. А для этого нужно научиться расставлять приоритеты.

Крошечка-Хаврошечка — определение для тружеников из третьего квадрата. Однако сами люди зачастую ассоциируют свои задачи с первым квадратом, считают, что без их работы мир бы перевернулся, ведь дела срочные и важные. Хотя на самом деле третий квадрат составляют срочные, но не важные. Здесь некоторые звонки, некоторые совещания, рассмотрение неотложных материалов, общественная деятельность и так далее.

Психологи советуют таким людям подсчитать, сколько же времени у них уходит на побочные дела. Например, сколько времени вы могли бы сэкономить, если бы закончили телефонный разговор, как только получили необходимую информацию, быстро и эффективно провели заседание, установили часы, в которые могли бы заняться своей непосредственной работой без помех, вы, несомненно пришли бы к выводу, что неразумно тратите свое время, точнее говоря, свою жизнь, на какие-то дела, которые можно было бы выполнить гораздо быстрее и эффективнее.

Для подсчетов подойдет еще одна таблица под названием «Потери рабочего времени». До тех пор, пока не освоите техники экономии времени, не научитесь делегировать задачи третьего квадрата, вы не сможете добиться успеха.

А про работников четвертого квадрата психологи говорят критично: либо человек лентяй, либо ему нужно поменять работу.

Третий и четвертый квадрат — не для тех, кто желает построить карьеру.